O serviço de cupons fiscais eletrônicos(NFCe) que está se implantando nas empresas em substituição ao ECF ou talão D1 manual, traz consigo uma série de rotinas e tratamentos que devem receber uma atenção especial pelas empresas, pois são muitas as variáveis que podem gerar problemas.
NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul
Qualquer mercadoria, importada ou comprada no Brasil, deve ter um código NCM, cujo objetivo é classificar os itens de acordo com regulamentos do Mercosul.
Uma pesquisa pelo código NCM 0102.10.10 permite determinar que se trata de:
01 - Animais Vivos
0102 - Animais Vivos da Espécie Bovina
010210 - Reprodutores de Raça Pura
01021010 - Prenhes ou com cria ao pé.
Se torna imprescindível o correto cadastro do NCM em cada produto. Se tentar enviar uma nota com um NCM que não existe, será rejeitada e não aceita pela SEFAZ, como também evitar correr o risco de indicar errado, ou seja, um NCM válido mas num produto errado, pode trazer problemas no futuro.
CEST - Código Especificador da Substituição Tributária.
O objetivo deste novo código é estabelecer uma forma de uniformizar e identificar as mercadorias e bens passíveis de sujeição ao regime de substituição tributária e de antecipação de recolhimento do ICMS com o encerramento de tributação, relativos às operações subsequentes. Sua regulamentação se dá através do convênio ICMS 92/15. Em resumo o CEST é um novo código no qual constará nos produtos sujeitos a substituição tributária.
Certificado Digital
É um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, de maneira que pessoas (físicas e jurídicas) se identifiquem e assinem digitalmente, de qualquer lugar do mundo, com mais segurança e agilidade. Para emitir suas notas eletrônicas, vai ser preciso ter um.
Existem 2 modelos, A1 e A3. Nós da ToqSys indicamos fortemente o uso do A1. Temos tido relatos de dano e perda de certificados A3, por causas diversas, o que não acontece com A1, além de poder usá-lo em mais de um computador ao mesmo tempo. O A3 utiliza a porta USB, alguns se parecem com um pen drive e outros com um cartão de crédito, esse último depende de um cabo leitor de cartão para o computador reconhece-lo, o que por muitas vezes apresentam problemas e criam transtornos.
Internet
A emissão de notas eletrônicas só é possível com a utilização da internet, garanta um serviço estável e de fácil manutenção em caso de problema. Com a falta de internet é possível enviar a nota em contingência, mas essas notas tem 24 horas para serem de fato validadas, notas enviadas fora desse prazo correm o risco de serem questionadas pela SEFAZ.
WEB Service da SEFAZ
Sempre que for emitir uma nota fiscal eletrônica é feita uma comunicação com os servidores da SEFAZ através de um serviço WEB, onde são passados os dados na nota para serem validados, estando tudo certo a nota é assinada e passa a ter valor fiscal, porém, se apresentar alguma inconsistência ou informação errada é informado uma rejeição e a nota não é validada, será preciso corrigir o problema para enviar novamente. Eventualmente esses serviços estão fora do ar e não é possível enviar de forma regular e vai ser preciso emitir em contingência com o mesmo prazo de 24 horas para emissão, dificilmente os servidores da SEFAZ ficam por períodos longos parados.
Vírus
A necessidade de ter internet pode levar os funcionários a utilizar serviços WEB para uso pessoal e como sabemos, existem várias formas do computador ser contaminado por uma praga virtual, o que com certeza trará problema na emissão de notas, eventuais perda de certificados, lentidão do computador, comprometimento da rede e vários outros problemas relacionados a segurança de dados pessoais e da empresa. Orientar os funcionários na utilização moderada e segura da internet é fundamental.
Dedicação ao trabalho
Com toda certeza ter um software de gestão nas necessidades atuais mudou de paradigma, antigamente se tinha um software não por obrigação, mas por necessidade de gestão, que na verdade so as grandes empresas se propunham a utilizar, à medida que a tecnologia foi se aproximando das pequenas empresas, aos poucos se ia tomando noção que essas ferramentas eram fundamentais no dia a dia. Ter o sistema por ter, era a imagem que passava, pois muitos não utilizam todos os recursos e se limitam a vender e dar entrada de notas, servindo apenas como uma máquina registradora de caixa.
Hoje essa realidade é diferente, pois existem obrigações fiscais, então ter o sistema passou a ser obrigatório, como também é obrigatório fazer os lançamentos de forma correta, ter um funcionário que dedique algumas horas por dia é mais do que indispensável, pois qualquer coisa errada pode provocar o não envio da nota, provocando atrasos na fila, na entrega, na devolução etc. A medida que essa pessoa for trabalhando, vai dominando a ferramenta e trazendo bons resultados para empresa.
Conhecimento
A parte contábil para muitos é a coisa mais chata para se ter uma empresa e ai passa toda responsabilidade para a contabilidade. Se seu contador for realmente bom, ele já deve ter lhe chamado para conversar e mostrado o que tem acontecido de errado, se nunca chamou é bom ter cuidado, pois muitas vezes quando o problema surge, já é uma bomba. Então procure entender do seu negócio, das suas obrigações fiscais para não ser surpreendido com multas, pois o Estado não quer saber se você foi ou não orientado, ele entende que você já deve saber de tudo e andar conforme a Lei.
É preciso saber as tributações por produto com suas famílias de impostos, CFOP para fazer as vendas, devoluções, entradas de notas todas de forma correta, inventário anual e futuramente para as pequenas empresas o SPED Fiscal e contribuições que até agora só para empresas de maior faturamento, mas logo logo, todas as empresas o farão, que nada mais é que informar toda sua movimentação fiscal, e para isso ter os cadastros corretos é fundamental.
F4 – Admin
Na tela principal do ECO PDV tem a tela chamada pela tecla F4 que você pode acompanhar individualmente em cada caixa a situação das notas eletrônicas, se estão aguardando envio, se já foram validadas, se foram canceladas, inutilizadas ou se estão em contingência. É preciso estar atendo a isso para evitar que notas passem do prazo de ser enviadas (em contingência tem o máximo de 24hrs), alguns casos é preciso fazer as correções cadastrais pra enviar e outros casos que vai ser preciso inutilizar a numeração para evitar futuros problemas. Essa tela pode ser monitorada durante todo o dia, mas no final do dia é obrigatório, para não passar do prazo de 24 horas.
Sistema Operacional
Mantenha seu Windows sempre atualizado, as versões anteriores ao Windows 7 não são compatíveis com a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas por questão de segurança, as novas chaves de criptografia exigem as versões mais atuais para funcionarem com qualidade.
Fique atento a esses detalhes e evite transtornos no seu dia a dia, qualquer dúvida entre em contato com nosso suporte.
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